Tanto las empresas como los hogares particulares tarde o temprano tendrán que pensar en la destrucción adecuada de documentos, pero ¿Qué debería ocurrir con los documentos personales o incluso secretos cuando ya no sean necesarios? ¿O si tienen que ser destruidos por normativa legal?
En general, los datos personales nunca deben caer en manos de personas no autorizadas, por lo tanto, los particulares deben prestar atención a los datos confidenciales relacionados, por ejemplo, con los seguros, la banca o una disputa legal.
En el caso de las empresas, también existen registros internos, que por supuesto no deben ser vistos por la competencia. Por lo tanto, las empresas con sede en España deben cumplir con ciertas pautas de protección de datos que están definidas con precisión por ley.
Requisitos de protección de datos
El derecho a la protección de datos, es decir, la autodeterminación sobre los propios datos, está consagrado desde principios de la década de 1980, además, tienes que saber que las declaraciones básicas sobre esto se pueden encontrar en la Ley Federal de Protección de Datos.
El denominado Reglamento General de Protección de Datos, por su parte, regula el tratamiento de los ficheros a destruir, y se basa en la norma DIN 66399, que asigna ciertos niveles de seguridad a los datos a disponer.
Desde el 25 de mayo de 2018 existe una regulación uniforme de la UE que se aplica a todos los estados miembros.
Las pautas establecidas allí son estrictas y motivarán a numerosas empresas a actualizar sus trituradoras actuales o comprar nuevos dispositivos si aún no lo han hecho.
Sin embargo, los hogares privados no están completamente obligados a todo esto y por lo tanto, generalmente pueden limitarse a una simple trituradora.
Niveles de seguridad para destructoras de documentos
Lo que tuvo que ser laboriosamente quemado en épocas anteriores, ahora puede hacerse de manera mucho más efectiva con dispositivos tecnológicamente expertos.
Las trituradoras de papel disponibles en el mercado ofrecen siete estándares de seguridad, que se definen de acuerdo con el estándar de soporte de datos DIN 66399 mencionado anteriormente, que afectan principalmente al alcance de la trituración.
Todos los dispositivos a la venta en España deben configurarse e identificarse de acuerdo con DIN 66399.
El nivel de seguridad 1 se puede utilizar para destruir documentos privados, por ejemplo, en la oficina del hogar, además, se recomienda el nivel de seguridad 2 para documentos moderadamente confidenciales, como correos electrónicos impresos.
Las tiras o partículas después de la trituración son mucho más pequeñas. El nivel de seguridad 3 se puede usar en oficinas, por ejemplo, para documentos fiscales, mientras que el nivel de seguridad 4 es adecuado para demandas más altas, y se puede usar para archivos de personal.
El nivel de seguridad 5 es adecuado para documentos secretos, como documentos de pacientes o de procesos. Los niveles de seguridad 6 y 7 están reservados para datos muy sensibles, como los relacionados con el ejército o el servicio secreto.
En principio, los fragmentos sobrantes deben mantenerse seguros o destruirse para evitar cualquier reconstrucción, que a veces es posible.
Elegir la trituradora de papel adecuada
Al comprar una destructora de documentos, hoy en día existen muchas opciones, pero en vista de las estrictas regulaciones, es recomendable confiar en empresas conocidas y con experiencia, preferiblemente aquellas que cumplen expresamente con el Reglamento General de Protección de Datos de la UE de 2018.
La empresa Fellowes sería una dirección adecuada para esto.
Las trituradoras de papel modernas funcionan con un motor eléctrico y funcionan con solo presionar un botón, o con un modo de espera que se inicia o se detiene automáticamente.
Además, una trituradora de documentos tiene un dispositivo de corte para triturar el papel que se va a desechar, pero eso sí, primero debe insertarse en una columna correspondiente, así que se tienen que tener en cuenta las siguientes condiciones al comprar un dispositivo:
- Velocidad de trituración
Para eso la más indicada es la destructora de la marca antes mencionada, siendo el modelo el 3250HS Fellowes Corte En Partículas De 0.8×5 Mm.
- Sistema de edición
La destructora Rexel Mercury RDS2270 Corte En Tiras es de las mejores de esta gama, y ha sido creada para oficinas con más de 20 personas.
El sistema de edición mencionado es de particular importancia, ya que el corte en tiras corta los documentos que se van a destruir en tiras de tamaño uniforme; el nivel de seguridad respectivo determina el ancho de las tiras.
- Materiales para triturar
Con el corte de partículas o transversal que ofrecen los dispositivos más complejos, el papel también se tritura verticalmente, y ya por último, los requisitos y necesidades individuales deben ser el factor decisivo para elegir la destructora de documentos.Para eso las destructoras de la marca Securio son unas de las mejores en este momento.
