Elegir un software de facturación y contabilidad es una de las decisiones más trascendentales para tu empresa. También es una buena señal de que te estás tomando en serio los procesos relacionados con la compraventa. De hecho, de acuerdo con ciertos informes, alrededor del 18 % de las pequeñas empresas no utilizan software de facturación, y solo el 21 % tienen contabilidad y facturación integradas. Con estos datos de preámbulo, podemos entender por qué es importante encontrar un programa para administrar las finanzas de cualquier empresa.

Conoce las necesidades de tu empresa

Lo primero que debes saber es qué estás buscando en un software de facturación. ¿Necesitas algo simple para realizar un seguimiento de las ventas a lo largo del tiempo y enviar facturas? ¿Prefieres un programa que se integre con tu software de contabilidad u otro sistema, como un sistema de programación?

Hay muchos factores a tener en cuenta. Por un lado, existen soluciones que están instaladas en la nube y otras se instalan en ordenadores de escritorio. Para evaluar las necesidades de tu empresa, determina cuántas personas necesitan acceso a la información de facturación. Además, piensa en cómo se utilizará el software. ¿Necesitarás integrarlo con otras soluciones informáticas? Estos datos te permitirán tener una idea más clara de lo que necesitas.

¿Cuál es tu presupuesto?

Al igual que ocurre con otro tipo de compras, deberás tener un presupuesto para el software de facturación. Hay diferentes modelos de pago que pueden influir en la decisión de compra. Por ejemplo, habitualmente el software basado en la nube tiene una tarifa mensual. Sin embargo, generalmente existe un descuento si se paga un año por adelantado.

Por otro lado, el software de facturación que instalas en tu equipo directamente requerirá más dinero por adelantado, pero no tendrás que volver a pagar hasta que llegue el momento de actualizar. En cualquier caso, no tengas miedo de gastar dinero en el recurso que necesitas, incluso si tuvieras que invertir en un conjunto completo de servicios que incluyera contabilidad y facturación. Normalmente estos paquetes pueden ayudar a ahorrar dinero a largo plazo.

Adicionalmente, asegúrate de conseguir el software de facturación específico para el sector de tu empresa. Tu negocio es único y el paquete de software que elija debe ser específico para que la gestión sea la adecuada. Es posible que un paquete con funciones generales no sea útil para cubrir las necesidades de tu empresa. Recuerda que diferentes industrias tienen diferentes necesidades.

Compara las características de diferentes paquetes

Tendrás que examinar cuidadosamente lo que ofrece cada paquete de software de facturación, y eso generalmente se incluye en las características. Lo primero que debes buscar es qué tipo de información podrás incluir en las facturas. Algunos programas básicos permiten que las facturas y recibos tengan el logotipo de la empresa. En caso contrario, quizá tendrás que actualizar el programa para poder incluirlo. Asegúrate que el programa en cuestión incluye las características que necesitas.

¿Necesitas acceder al sistema de facturación en cualquier lugar y momento? Si es así, es posible que prefieras un programa que esté en la nube. Para facilitar la gestión, es probable que el sistema tenga una aplicación para que puedas ver todos los datos pertinentes en un teléfono o tablet.

Adicionalmente, verifica las integraciones disponibles en el programa de facturación elegido. Es posible que tu oficina ya utilice varios sistemas. Quizás tienes uno para nómina, contabilidad, recursos humanos y facturación. Sí ese es el caso, querrás usar un programa que te permita seguir utilizando las herramientas disponibles. En una situación ideal, estos sistemas pueden comunicarse entre sí y tener toda la información que necesitas en un tablero. Eso te ahorrará mucho tiempo porque no tendrás que saltar de un sistema a otro para encontrar la información requerida. No solo eso, sino que la integración con otros sistemas ahorrará tiempo en el trabajo de ingreso de datos y reducirá los errores.

Algo más que puedes hacer es preguntar qué usan otras empresas similares a la tuya. Tanto tus colegas como otros profesionales pueden tener ideas sobre qué software de facturación puedes usar en su negocio. Esto te permitirá ver qué están usando otros y así tendrás más ideas sobre lo que puedes utilizar. Luego investiga esas soluciones para ver si se ajustan específicamente a tus necesidades.

Haz las preguntas correctas

Al evaluar el software de facturación debes tener una lista de preguntas que hayas elaborado junto con tu equipo de trabajo para asegurarte que estás comprando la solución adecuada para tu oficina. Estas son algunas cuestiones que deben hacerse:

• ¿Es fácil de usar? 
• ¿Hay costes ocultos, como tarifas de instalación y pagos mensuales? ¿Hay costes adicionales por soporte técnico?
• ¿Qué tipo de seguridad está incluida?
• ¿Se puede personalizar el software para el negocio?
• ¿Cómo se respaldan y restauran los datos?
• ¿Crecerá el software con nuestro negocio?
• ¿Qué tipo de apoyo hay?  

Estas son solo una muestra de las preguntas que debes hacer al seleccionar el software. Cuando hayas reducido la decisión a unas pocas opciones, realiza una demostración para experimentar el funcionamiento del programa.

Aunque implica esfuerzo, puedes encontrar un software específico para la industria en la que opera tu empresa. Es posible que descubras un paquete “todo en uno” que se integra con el sistema de recursos humanos y que funciona mejor para tu empresa. En cualquier caso, si deseas buscar y encontrar el software de facturación adecuado, visita nuestra comparativa de software. Puedes tener la seguridad que encontrarás los mejores productos al mejor precio. Además, tendrás una amplia gama de opciones entre las que puedes elegir.