El mundo globalizado en el que vivimos ha hecho que cada vez sea más necesario gestionar proyectos con un software especialmente diseñado con ese propósito. Las razones para utilizarlo son múltiples, como veremos a continuación.

Qué son los software para gestionar proyectos

Básicamente son programas informáticos diseñados para controlar y revisar en todo momento el avance de un proyecto. Habitualmente permite que varias personas colaboren en los proyectos a través de un equipo de trabajo.

Aunque existen diferentes tipos de software para gestionar proyectos la mayoría comparten las mismas utilidades básicas. En primer lugar, permiten la programación y planificación del proyecto en cuestión. Esto significa que se pueden establecer los pasos necesarios para terminarlo, a través de tareas específicas. Por supuesto, esto contribuye a programar tiempos máximos de entrega para que se cumplan los objetivos trazados. Adicionalmente estos mecanismos permiten especificar claramente quiénes se harán cargo de cada tarea, con lo que se deslindan responsabilidades claramente delimitadas.

En el caso de los proyectos de carácter digital, normalmente estos programas permiten archivar en la nube cualquier documento indispensable para la ejecución del proyecto. Esto significa que todos los integrantes que deben tener acceso a dichos archivos podrán verlos en cualquier lugar del planeta en que se encuentren. Como resultado, la gestión del proyecto se vuelve más sencilla y al mismo tiempo permite la colaboración estrecha con especialistas de diferentes partes del globo terráqueo. 

Cabe destacar que la gestión de documentos es sumamente interesante. Algunos usuarios pueden tener permisos de lectura, mientras que otros estarían habilitados para editarlos. Esto permite que cualquier ajuste en el diseño original solo sea realizado por personal autorizado. Además, pueden ser notificado en tiempo real a todos los implicados y realizar los ajustes pertinentes prácticamente al instante.

Cómo gestionar proyectos con un software

El primer aspecto que debe tomarse en cuenta es el tipo de proyecto que se estará realizando. Actualmente existen software de proyectos que fomentan la colaboración en diferentes áreas, por lo que hay que dedicar tiempo a seleccionar el más adecuado. Por ejemplo, si tu empresa se dedica al rubro de las ventas y el marketing, deberás seleccionar software que haya sido específicamente diseñado para gestionar estos proyectos. Esto permite mantener un buen control de los productos en stock y hace más eficiente la comunicación del soporte a los clientes. Como resultado, la actividad comercial es más rentable y efectiva.

Aunque existen algunas herramientas gratuitas, normalmente estas están limitadas y no ofrecen todas las ventajas de las versiones premium. Es probable que tu proyecto pueda arrancar con algún software de este tipo, pero en la primera oportunidad es recomendable usar una versión con licencia. Si no tienes la seguridad de cuál es el programa más indicado, puedes utilizar aquellos que ofrecen pruebas gratuitas por un período de tiempo limitado. De esta forma, puedes tener la certeza que has elegido el software indicado para gestionar tu proyecto.

Ya que hayas seleccionado alguno, será indispensable determinar quiénes tendrán acceso, qué rol desempeñarán y cuáles serán sus responsabilidades. Posteriormente deberás realizar una lista de tareas y asignarlas específicamente a una persona o equipo en especial. Por supuesto, para que se lleve a buen término será necesario asignar fechas límite de entrega que sean razonables.

También es importante que capacites a todo el personal implicado. Para ello, asegúrate de organizar reuniones de trabajo lo más breves y concisas posible. De hecho, algunos programas para la gestión de proyectos tienen sistemas de comunicación, como chat y videoconferencia. Es mejor utilizar estos mecanismos para que todos los acuerdos queden asentados en el sistema de gestión. Por último, es preferible que estés al pendiente de todos los pormenores para llevar el proyecto buen término.