¿Cómo funciona un software de gestión de tareas?

Un software de gestión de tareas es una herramienta con múltiples aplicaciones integradas con el objetivo de potenciar el desarrollo de tareas y labores al interior de la empresa y de cada equipo de trabajo. El software generalmente es desarrollado a modo de aplicación, lo que te permite hacer cambios, ingresar datos, descargar o cargar documentos y comunicarse, entre otras funciones, en tiempo real. El software de gestión de tareas está desarrollado de manera intuitiva para que puedas personalizarlo y configurarlo de manera rápida, fácil y práctica. Cada una de sus funciones se programa de manera particular para el equipo de trabajo, de manera que puedes hacerlo desde la configuración de usuarios, determinando cuántas personas lo componen, qué proyecto será supervisado, qué tiempos de trabajo se establecen, qué tareas se van a desarrollar y quienes serán los encargados de hacerlas, cuántas y cuáles serán las fases de avance. Adicionalmente, en la implementación del software de gestión de tareas, tienes la posibilidad de determinar quién es el administrador o líder, en caso que seas tu mismo o delegues a otra persona, este rango tiene una configuración con posibilidades mucho más abiertas, con accesos particulares y la oportunidad de ver al detalle el avance de la gestión y tareas que está alcanzando el equipo. El software de gestión de tareas también le otorga al líder la posibilidad de comunicarse abiertamente y de forma general con todo el equipo, de manera que pueda enviar mensajes de seguimiento, recordatorios y notas de estímulo a todo el equipo. El software de gestión de tareas se considera una herramienta transparente, porque permite a todo el equipo reconocer y evidenciar públicamente, a qué ritmo avanzan las tareas, cómo evolucionan los proyectos, qué tareas se han dejado de hacer a tiempo, cuáles se realizan con total efectividad y generan los resultados esperados y qué tareas a pesar de realizarse, no ofrecen los resultados esperados y esto genera la oportunidad de hacer los cambios pertinentes en colaboración con todo el equipo de trabajo.
Siempre que lo consideres, el software de gestión de tareas te permite generar informes completos, reales, detallados o generales para evidenciar el avance no sólo en el proyectos, sino en los aportes del equipo de trabajo. Estos reportes se generan con gráficos y análisis detallado para que sea realmente comprensible para cualquier miembro del equipo. Esta es, en términos generales, la manera en que funciona un software de gestión de tareas. Si ingresas a cada una de las páginas que hacen parte de nuestra comparativa, notarás que hay muchas más funciones y ventajas, pero como cada software es desarrollado de manera particular, cada uno te ofrece una experiencia personalizada que muy probablemente quieras conocer. Lo mejor de todo, es que todos te ofrecen un periodo de prueba y por reducido que sea, tendrás la oportunidad de conocer su funcionamiento y lo adaptable que puede resultar a tu equipo.

¿Qué ventajas aportan las Herramientas de Gestión de Proyectos?

Es muy común encontrar que las organizaciones actuales dividen sus labores en proyectos con objetivos fijados, metas claras, tiempos establecidos, equipos bien definidos con asignaciones de tareas. Se ha encontrado que esta metodología resulta mucho más efectiva y productiva tanto para cada área, como para la empresa en general. A pesar de representar una forma más eficiente de trabajo, la gestión de proyectos tiene requerimientos complejos, sobretodo cuando los equipos de trabajo están integrados por varias personas. Afortunadamente las herramientas de gestión de proyectos son un gran avance que ayudan a fijar un control y seguimiento detallado de las actividades realizadas y por realizar en función de una labor específica.

Si aún no conoces los beneficios, a continuación te contamos cuáles son algunas de las ventajas que aportan las herramientas de gestión de proyectos.

– Las herramientas de gestión de proyectos promueven el trabajo en equipo en torno a un objetivo conjunto.
– El equipo participa activa y creativamente en la resolución de situaciones que pueden llegar a generar dificultades o convertirse en obstáculos.
– Al implementar herramientas de gestión de proyectos, se consolida un equipo de trabajo proactivo, que genera ideas constantes y se vincula con cada parte del proceso.
– Una de las herramientas de la gestión de proyectos, es el trabajo con cronogramas sincronizados, esta es una manera efectiva de asegurar el cumplimiento de tareas.
– Toda la información general del avance de cada proyecto, siempre estará a la mano, actualizada, de fácil acceso en cualquier momento y lugar.
– El seguimiento de los proyectos es flexible y continuo, de manera que es posible evidenciar en qué punto se requiere hacer ajustes o cambios a favor del equipo y del proyecto como tal.
– Con las herramientas de gestión de proyectos se pueden evidenciar y hasta proyectar los riesgos con el objetivo de tomar medidas preventivas o correctivas antes de que sea demasiado tarde.
– Ya no es necesario esperar a reuniones largas y poco productivas, con las herramientas de gestión de proyectos, los informes se generan a diario si es necesario y siempre estarán actualizados.
– Definitivamente las herramientas de gestión de proyectos aumentan la productividad, esto ocurre porque cada miembro del equipo evidencia su participación para el avance del proyecto, reconoce que su parte es importante, se mantiene informado y al tanto de lo que sucede.
– Las herramientas de gestión de proyectos fomentan la apertura de la información y generan espacios para compartir documentos, hacer ediciones de equipo, cargar todo aquello que puede resultar útil para el avance de las tareas. La información deja de pertenecer únicamente a una o unas personas, para ser compartida y complementada por todo el equipo.

Como puedes ver, la implementación de herramientas de gestión de proyectos, ofrecen ventajas significativas no solo para los líderes de proyectos, sino en general, para toda la empresa.

¿Es rentable implementar programas de gestión deproyectos?

Luego de hacer la comparativa, es evidente que los planes que ofrecen los proveedores de programas de gestión de proyectos, se pagan por usuario. Es decir, pagas la tarifa estándar, de acuerdo al plan que desees, por cada una de las personas del equipo de trabajo. Teniendo en cuenta que sucede de esta manera, es como si escribieras a cada uno de los empleados a un programa, vas a pagar únicamente por aquellos a quienes vas a incluir. Es muy probable que consideres que no todas las áreas deben estar incluidas y en ese caso vinculadas únicamente a quienes trabajan puntualmente en la gestión de determinados proyectos. En caso contrario, al conocer todas las ventajas y beneficios que representa un programa de gestión de proyectos, quizá te hayas convencido que es importante que todo el personal de la empresa esté trabajando bajo esta metodología y los vinculas a todos.
En cualquier caso, la implementación de programas de gestión de proyectos, requiere de una inversión mensual por cada uno de los empleados, pero al hacer énfasis en la rentabilidad que puede representar, te contamos que definitivamente si refiere muchos beneficios que decantan en rentabilidad.

El seguimiento que puedes hacer sobre los miembros del equipo, te ayuda a identificar de qué manera se emplea el tiempo de cada persona, cuánto realmente se tarda la ejecución de una tarea y estos datos, por ejemplo, pueden ayudarte a comunicar a tus clientes si el tiempo inicialmente previsto no es suficiente. Esto te da la posibilidad de generar tus presupuestos y cotizaciones con una planificación más real y centrada en los recursos que realmente demanda la ejecución del proyecto. La rentabilidad al implementar programas de gestión de proyectos, puede ser vista en tiempos de trabajo realmente productivos y efectivos, quizá, esas tareas que antes tardaban más tiempo por falta de seguimiento, se realizan tardando mucho menos y eso puede darle la posibilidad a la empresa de asumir nuevos compromisos con nuevos clientes, hay definitivamente más espacio para otros proyectos.

Quizá hay recursos de los que la empresa dispone y no se emplean como debería, eso puede evidenciarse a través de los programas de gestión de proyectos, lo que puede representar la disminución de costes innecesarios o el uso óptimo de todos los recursos para agilizar la gestión de cada proyecto. Como es evidente en la comparativa, los proveedores de este servicio, ofrecen pruebas gratuitas previas a la contratación de los programas de gestión de proyectos, puedes ingresar y revisar cuál oferta te resulta más atractiva y conveniente. Con toda seguridad te va a resultar mucho más rentable contratar un servicio que has comprobado que funciona para tu equipo.

¿Merece la pena contratar un software de gestión de proyectos online?

Como estuvimos viendo en el apartado anterior, en relación a las ventajas de las herramientas de gestión de proyectos, con toda seguridad merece la pena contratar un software de gestión de proyectos online. Esto porque contar con un software online supone la posibilidad de acceder a la información de manera permanente, en cualquier momento y en cualquier lugar en que cuentes con conectividad a internet. Este factor te da el beneficio de estar al tanto de lo que ocurre con el proyecto o con la gestión de la empresa en general, aún sin estar presente. Al contratar un software de gestión de proyectos online, aseguras tu presencia y seguimiento, aún cuando te encuentres fuera de la oficina o cuando tus empleados trabajen fuera de ella.

Un software de gestión de proyectos online, también representa de cierta manera, el cuidado y protección de la información, pues no reside en equipos de cómputo susceptibles a fallas que te harán perder toda la información y contenido de los proyectos. Esta información siempre es valiosa y es otro motivo por el que se puede considerar que merece la pena contratar un software de gestión de proyectos online; uno de tus recursos valiosos, como es la información, se almacena en la nube.